La fin d’année est une période particulière pour les gestionnaires de flotte automobile. Entre les congés de Noël et du Nouvel An, l’activité qui ralentit, les véhicules immobilisés et les conditions hivernales parfois difficiles, les risques opérationnels augmentent.
Sur le plan stratégique, c’est le moment idéal pour auditer le parc automobile, analyser les données d’usage (carburant, taux d’utilisation), ajuster les contrats de location et recalculer le TCO en intégrant la fiscalité et les avantages en nature.
Dans cet article, nous vous partageons les conseils essentiels et les bonnes pratiques pour assurer une gestion de flotte sereine en fin d’année et préparer efficacement la rentrée de janvier.
❄️ Pourquoi la fin d’année est une période sensible pour la gestion de flotte
La période des fêtes cumule plusieurs facteurs de risque pour les flottes automobiles d’entreprise :
Des congés plus nombreux
Durant cette période les congés se multiplient du côté de vos collaborateurs mais également auprès de vos prestataires et garages automobiles. Ce qui peut entraîner un manque de disponibilité et de réactivité en cas de problème.
Des conditions météorologiques hivernales
Le froid intense et les routes glissantes, augmentent les risques de pannes et de crevaisons. Cela accroît les besoins en entretien, en réparations et en équipements afin de limiter les immobilisations coûteuses de vos véhicules d’entreprise.
Une vigilance parfois réduite des conducteurs en fin d’année.
La fin d’année s’accompagne des festivités de Noël et le Nouvel an qui sont des périodes où les accidents de la route augmentent dû à la consommation d’alcool et au manque de vigilance.
Sans anticipation, ces éléments peuvent générer des pannes, des sinistres ou des surcoûts pour votre flotte automobile.
❌ Problématiques courantes sur les véhicules d’entreprise en hiver
Batteries et immobilisation prolongée
En hiver, les batteries des véhicules d’entreprise deviennent particulièrement vulnérables. Les basses températures peuvent réduire leur capacité jusqu’à 50 %, ce qui complique les démarrages et augmente le risque de panne, notamment pour les modèles anciens.
Pneumatiques et équipements hiver
Les pneumatiques rencontrent également des difficultés importantes. Le froid entraîne une perte de pression, ce qui diminue l’adhérence sur les routes glissantes, accélère l’usure des pneus et met en danger la sécurité des conducteurs.
L’absence d’équipements adaptés augmentent également considérablement les risques d’accident. Pour rappel, la loi montagne impose l’utilisation de pneus homologués 3PMSF (ou chaussettes/ chaînes) dans plusieurs départements de France.
Effets du froid sur les composants
Les conditions hivernales ont des effets sur d’autres composants : le gel des liquides (refroidissement, lave-glace, freins), le durcissement de l’huile moteur, ainsi que la fragilisation des essuie-glaces ou des systèmes de chauffage. Ces problèmes peuvent provoquer des immobilisations imprévues de votre flotte et générer des coûts élevés pour l’entretien et les réparations.
💡 Communiquer efficacement avec les conducteurs avant les congés
Prévention sur les sinistres et accidents : les bonnes pratiques de conduite
Avant les congés, il est important de sensibiliser les conducteurs à la prévention des sinistres et des accidents.
Rappelez-leur les bonnes pratiques de conduite, telles que l’adaptation de la vitesse, le respect des distances de sécurité et la réduction de l’usage du téléphone au volant.
Ces conseils permettent de minimiser les risques d’incidents, notamment durant la période hivernale et les déplacements privés avec un véhicule d’entreprise.
Informer sur les pannes fréquentes en hiver
Informez-les également des pannes fréquentes en hiver et des comportements à adopter en cas d’immobilisation.
Par exemple, vérifiez la batterie, surveillez la pression des pneumatiques, anticipez le gel des liquides et expliquez la procédure pour joindre l’assistance.
Communiquer sur les équipements obligatoires
Assurez-vous que les conducteurs disposent de l’équipement obligatoire ou recommandé : des pneumatiques adaptés, des chaînes ou chaussettes en zones montagneuses, une trousse de sécurité (comprenant un gilet, un triangle et une lampe), ainsi que des instructions pour l’utilisation des systèmes de chauffage et de dégivrage. Ces éléments sont essentiels pour assurer leur sécurité sur la route.
Informer sur les zones concernées par la loi Montagne
Informez-les des zones concernées par la loi Montagne et des obligations locales, comme le port d’équipements neige ou les restrictions de circulation. Ces informations leur permettront d’anticiper leurs itinéraires et d’éviter les sanctions ou immobilisations imprévues lors de déplacements en massifs montagneux.
Fournir des supports contenant les procédures à suivre en cas de sinistres
Remettez aux conducteurs des supports clairs et accessibles, avec les procédures d’urgence, les coordonnées d’assistance et un guide des bonnes pratiques de conduite.
💡 Chez Flease, tous les conducteurs ont accès directement sur leur application à un document qui recense toutes les procédures en cas de panne et de sinistres ainsi que tous les contacts d'urgence.
👌 Fin d’année : une opportunité pour optimiser la gestion de flotte
Auditer votre flotte automobile
Profitez de la période de fin d'année, souvent plus calme, pour effectuer un audit complet de votre parc automobile.
- Taux d’utilisation des véhicules
Identifier les véhicules sous-utilisés ou, au contraire, sur-sollicités. - Disponibilité du parc
Temps d’immobilisation lié aux pannes, sinistres ou opérations de maintenance. - Conformité et état du parc
Véhicules en retard de maintenance, contrôles techniques à venir, usure prématurée.
Analysez les données collectées grâce à vos logiciels de gestion de flotte afin d'identifier les véhicules sous-utilisés et d'ajuster la taille de votre flotte en fonction de vos besoins réels.
Analyser les coûts liés à votre flotte
Au-delà du budget global, une analyse détaillée des coûts permet de mieux maîtriser les dépenses et de prévenir les dérives.
- Coût total de détention (TCO) par véhicule
- Carburant / recharge et évolutions sur l’année
- Maintenance et réparations
- Assurances et franchises
- Véhicules de remplacement et immobilisations
Ajuster le parc aux besoins réels de l’entreprise
Les usages évoluent au fil de l’année : télétravail, nouveaux projets, variations d’activité. La fin d’année est le bon moment pour réaligner le parc sur la réalité terrain.
- Identifier les véhicules inutilisés ou surdimensionnés
- Adapter les catégories de véhicules aux usages réels
- Rééquilibrer la répartition géographique du parc
- Étudier des solutions plus flexibles (location moyenne durée)
💡 Flease propose des solutions de location flexible, possibilité de changer de véhicule en cours de contrat. + Des solutions de location en moyenne durée !
✅ Préparer la rentrée de janvier : les actions prioritaires
Lister vos futurs besoins et vos renouvellements
- Recrutement
- Identifier les besoins en effectifs : commerciaux, techniciens, postes de direction…
- Planifier les recrutements ou intérims pour couvrir les pics d’activité.
Recensez dès maintenant les futurs recrutements, cela vous permettra de déterminer les types de véhicule, les durées d’engagement (location longue durée / location moyenne durée) et les deadline de mise à disposition.
💡 Chez Flease nous proposons une offre “période d'essai” spécialement conçue pour les recrutements. Vous équipez votre nouveau collaborateur rapidement et résiliez le contrat sans pénalité s’il ne fait pas l’affaire.
- Renouvellement
Certains véhicules approchent de la fin de leur cycle d’usage ou de leur contrat de location. La rentrée est le moment idéal pour planifier les renouvellements et éviter les interruptions.
- Identifier les véhicules à renouveler
- Évaluer les besoins futurs : ajuster le type de véhicules aux usages réels (véhicules électriques, utilitaires, véhicules légers).
- Planifier les restitutions et commandes pour que les nouveaux véhicules soient disponibles dès le début d’année.
- Vérifier les contrats existants pour anticiper les frais de restitution et optimiser le coût total de possession (TCO).
💡 Chez Flease pas de mauvaise surprise en fin de contrat, près de la moitié de nos clients ne payent pas de frais de restitution.
- Adaptation aux nouvelles réglementations
Chaque année, de nouvelles règles entrent en vigueur en matière de véhicules d’entreprise : taxes sur les véhicules polluant, AEN, quotas de véhicules électriques à respecter…
Vous devez donc vous assurer que votre flotte de véhicules répondra aux normes en 2026 afin d’éviter des surcoûts inutiles.
- Analyser et anticiper les réglementation qui seront en vigueur en 2026 pour identifier les véhicules ou pratiques non conformes.
- Anticiper l’achat ou le remplacement de véhicules si nécessaire pour respecter la législation (notamment si votre flotte est supérieur à 100 véhicules 50% de vos véhicules renouvelés doivent être des VFE : Véhicules à faibles émissions)
L’objectif est d’éviter les sanctions et amendes et maintenir une flotte conforme et optimisée en fonction de vos besoins.
Conclusion
À l'approche de la fin de l'année, il est important d'anticiper et de prendre des mesures pour garantir la sécurité de vos collaborateurs. Assurez une communication claire des procédures auprès de vos conducteurs afin d’échapper aux sinistres et éviter des surcoûts liés à des immobilisations.
Profitez de la période de trêve hivernale pour réaliser un audit de votre parc automobile, ajuster la taille de votre flotte, planifier l'électrification des véhicules là où cela s'avère pertinent.
En résumé : anticiper, communiquer et analyser : trois leviers clés pour terminer l’année efficacement et démarrer la suivante dans les meilleures conditions.
💡Besoin d'aide pour optimiser votre flotte automobile ? Contactez-nous et bénéficiez de l'accompagnement d'un expert !
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